Outsourcing là một thuật ngữ được rất nhiều người biết đến trong thời gian gần đây. Có lẽ vì sự phổ biến và hiệu quả rõ rệt mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Đây là lý do đã có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức này nhằm thúc đẩy tốc độ phát triển. Để định nghĩa chính xác cho thuật ngữ “outsourcing”, cũng như cách để tối ưu quy trình thuê ngoài nhân sự. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết bên dưới nhé!
Outsourcing là gì?
Outsourcing là hình thức thuê một bên thứ 3 để thực hiện các công việc mà doanh nghiệp không đủ khả năng hoặc không có bộ phận chuyên trách để thực hiện. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ ủy thác các công việc cụ thể cho bên thứ 3 trong một khoảng thời gian nhất định với một mức phí đã được thỏa thuận.
Outsourcing mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đối với các doanh nghiệp không có đủ thời gian và ngân sách để xây dựng một bộ phận mới thì Outsourcing là một giải pháp hợp lý.
Chúng ta có thể xem qua ví dụ như sau để hiểu rõ hơn về outsourcing: Công ty của bạn đang kinh doanh dịch vụ du lịch và bạn có nhu cầu thu hút khách hàng thông qua website. Đây chính là lúc bạn cần phải thuê một Agency để xây dựng website và cung cấp content cho mình thay vì phải bỏ ra rất nhiều chi phí để xây dựng một team content mới.
Lợi ích của Outsourcing
Như đã nói ở phía trên, việc outsourcing có rất nhiều lợi ích kể cả là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể mà outsourcing mang lại:
Tăng hiệu suất
Các đơn vị cung cấp dịch vụ outsourcing là những người có rất nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực mà bạn cần. Ngoài ra, họ cũng có các hệ thống giám sát chất lượng công việc của nhân viên. Họ có thể đảm bảo được chất lượng đầu ra như đã cam kết với khách hàng thông qua hợp đồng. Đây chính là lý do mà các dịch vụ họ cung cấp thường có tính chuyên nghiệp khá cao.
Tiết kiệm chi phí
Tất nhiên rồi, ngoài chất lượng sản phẩm thì tối ưu chi phí chính là lý do mà đa phần các doanh nghiệp lựa chọn outsourcing. Để thuê một nhân sự, bên cạnh mức lương cao, doanh nghiệp còn phải chi trả các khoản phí khác như trang thiết bị, T&D, bảo hiểm và các phúc lợi khác. Có thể thấy được, chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho dịch vụ outsourcing thấp hơn nhiều so với chi phí xây dựng một bộ phận mới rất nhiều. Ngoài ra, vì là những chuyên gia trong các lĩnh vực của mình, nên các đơn vị cung cấp dịch vụ outsourcing sẽ ứng dụng những công nghệ tiên tiến để tăng chất lượng sản phẩm. Do đó, sản phẩm của bạn sẽ được phát triển bởi công nghệ tiên tiến mà bạn không cần phải đầu tư quá nhiều.
Xem thêm: Đơn vị Marketing thuê ngoài
Tiết kiệm thời gian
Sử dụng dịch vụ outsourcing sẽ giúp bạn giảm bớt thời gian tìm kiếm nhân lực. Đồng thời nhân lực thuê ngoài đều đã có chuyên môn trong lĩnh vực bạn cần nên việc triển khai công việc sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu xây dựng một đội ngũ mới hoàn toàn, bạn sẽ phải tốn thêm rất nhiều thời gian để đào tạo. Không chỉ như vậy, các nhân viên này cần phải có thời gian để hòa nhập vào văn hóa, môi trường của công ty trước khi bắt đầu thực hiện các công việc.
Tập trung vào giá trị cốt lõi
Việc thuê ngoài những dự án ngắn hạn hoặc những dự án bạn không có đủ nguồn lực để thực hiện sẽ là giúp bạn tập trung vào công việc chính của mình nhiều hơn. Nhờ có thể dành nhiều thời gian và nguồn lực vào các hoạt động chính, bạn có thể cải thiện được doanh thu của công ty, qua đó có thể phát triển doanh nghiệp của mình tốt hơn.
Business Process Outsourcing là gì? Quy trình Outsourcing
Một khái niệm cũng đang được rất nhiều người quan tâm trong chủ đề Outsourcing chính là BPO – Business Process Outsourcing. Trước khi tìm hiểu về quy trình thuê ngoài, chúng ta hãy cùng nhau làm rõ khái niệm BPO là gì nhé.
BPO hay Business Process Outsourcing được hiểu là thuê ngoài quy trình kinh doanh. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ thuê công ty thứ 3 giúp họ thực hiện các hoạt động ngoài hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp như dịch vụ Marketing, tuyển dụng, … Dưới đây là quy trình tìm kiếm và ký hợp đồng với một công ty outsourcing:
Tìm kiếm đối tác
Đầu tiên, bạn cần tìm kiếm và lập danh sách các đối tác tiềm năng. Đây là một bước quan trọng có thể quyết định đến sự thành bại của dự án. Bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ các công ty này, nắm bắt được thông tin của họ và quyết định lựa chọn một công ty phù hợp để hợp tác.
Phác thảo yêu cầu
Sau khi đã tìm kiếm được đối tác của mình, bây giờ là lúc bạn đưa những yêu cầu của mình cho họ. Hãy đảm bảo các yêu cầu của bạn phải rõ ràng, kèm theo thời gian và tiêu chuẩn kết quả cụ thể để công ty đối tác có thể hiểu chi tiết nhất.
Theo dõi quá trình thực hiện
Đây là giai đoạn rất quan trọng của các công ty cung cấp dịch vụ outsourcing. Tuy rằng bạn sẽ không phải là người thực thi chính, nhưng bạn cần phải theo dõi tiến độ của công việc. Tốt nhất, bạn nên yêu cầu đối tác của mình liệt kê các công việc cần làm và báo cáo kết quả theo định kỳ.
Nghiệm thu
Sau khi đã hoàn thành dự án, đối tác sẽ bàn giao lại kết quả cho bạn. Đây là lúc bạn nghiệm thu lại tất cả các kết quả. Hãy đảm bảo được tất cả các yêu cầu của mình đều đã được giải quyết. Nếu có một vài điểm chưa hài lòng, hãy yêu cầu bên đối tác có thể chỉnh sửa, bổ sung trước khi bàn giao chính thức.
Nhận bảo hành và khắc phục sự cố
Sau khi đã bàn giao xong, các công ty outsourcing sẽ hỗ trợ bạn bảo trì hay khắc phục các sự cố khi có phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy chú ý điều này trong hợp đồng trước khi bắt đầu một dự án outsourcing. Điều này rất quan trọng nếu bạn không muốn phải tốn thêm chi phí để khắc phục những vấn đề phát sinh sau khi hợp đồng kết thúc.
Những lưu ý khi thuê dịch vụ Outsourcing
Chúng ta đã thấy được những lợi ích tuyệt vời của outsourcing. Vậy làm sao để tối ưu quy trình này? Dưới đây là 3 mẹo nhỏ bạn cần lưu ý:
Nghiên cứu đối tác
Việc đầu tiên bạn cần phải làm khi có nhu cầu outsourcing một công việc nào đó chính là tìm hiểu về các đối tác tiềm năng của mình. Với sự phát triển của internet hiện nay, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm được thông tin của những nhà cung cấp dịch vụ này. Bạn có thể tham khảo trên các nền tảng như Clutch, GoodFirms hay Upwork. Đây là các nền tảng sẽ liệt kê danh sách các nhà cung cấp mà bạn có thể hợp tác.. Tất nhiên, bạn cũng cần phải tìm hiểu thông tin từ các trang mạng xã hội, blog hay những đối tác trước kia của họ (Nếu có). Hãy tìm hiểu một cách cẩn thận về đối tác mà bạn có ý định ký hợp đồng nhé.
Sự rõ ràng trong giao tiếp
Sự minh bạch và thoải mái trong giao tiếp của hai bên chính là yếu tố quan trọng khi chọn một đơn vị Outsourcing để làm việc cùng. Một vài câu hỏi mà bạn nên lưu ý để đặt ra cho đối tác như:
- Yêu cầu đã rõ ràng chưa?
- Có rào cản ngôn ngữ hay văn hóa giao tiếp chưa?
- Có bị chênh lệch múi giờ không?
- Thời gian cập nhật công việc của đối tác trong bao lâu?
Ký hợp đồng rõ ràng
Để có sự hợp tác trong lâu dài, việc ký kết hợp đồng là không thể thiếu. Các công ty outsourcing đáng tin cậy sẽ luôn chú trọng đến việc ký hợp đồng để hợp pháp hóa các thỏa thuận. Hãy chú ý đến một số yếu tố trong hợp đồng như:
- Điều khoản dự án
- Ngân sách dự kiến
- Quyền lợi và trách nhiệm của 2 bên
- Các cam kết
- Tính chất công việc.
Ngoài ra, các điều khoản và thông tin trong hợp đồng cũng cần được hai bên tôn trọng và bảo mật ở mức cao nhất.
Tại sao bạn nên chọn Enosta?
Sau khi xem qua quy trình Outsourcing, chắc hẳn bạn đã thấy được những lợi ích tuyệt vời của dịch vụ outsourcing phải không nào.
Là người đồng hành trong nhiều năm cùng các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Enosta hiểu rõ các vấn đề mà bạn đang gặp phải. Vì vậy, chúng tôi cung cấp cho bạn một giải pháp toàn diện bao gồm các dịch vụ: Xây dựng thương hiệu, Thiết kế Sản phẩm, Phát triển Website và Ra mắt Sản phẩm.
Đây là những dịch vụ cơ bản và cần thiết để bạn đưa ý tưởng của bạn ra thị trường.
Bạn đã sẵn sàng làm việc cùng chúng tôi? Liên hệ và nhận tư vấn miễn phí tại đây!
